När en teknisk manual ska översättas handlar resultatet om mer än att byta ut ord från ett språk till ett annat. En teknisk översättning måste vara korrekt, konsekvent och anpassad till både produkten och den marknad där den ska användas.
För tillverkare kan en väl förberedd manual dessutom göra själva översättningsprocessen snabbare, minska risken för fel och begränsa kostnaderna.
Här är en praktisk checklista för dig som ska beställa en teknisk översättning.
1. Säkerställ att originalmanualen är färdig
Börja med att kontrollera att den svenska eller engelska originalmanualen är den version som faktiskt ska översättas.
Undvik att skicka en manual till översättning samtidigt som innehållet fortfarande ändras. Om texten uppdateras under översättningsprocessen kan det leda till:
- Dubbelt översättningsarbete
- Olika versioner av samma instruktion
- Extra kostnader
- Fördröjd publicering
- Risk för att viktig produktinformation blir inaktuell
Fastställ därför en tydlig källversion innan arbetet påbörjas.
Om manualen innehåller versionsnummer eller revisionshistorik bör detta också vara tydligt angivet.
2. Samla allt material som översättaren behöver
En teknisk manual innehåller ofta information som inte kan förstås korrekt genom att enbart läsa själva dokumentet.
Samla därför relevant produkt- och bakgrundsmaterial, exempelvis:
- Tidigare versioner av manualen
- Produktdatablad
- Tekniska specifikationer
- Ritningar och CAD-underlag
- Monteringsanvisningar
- Produktbeskrivningar
- Säkerhetsdatablad
- Tidigare översättningar
- Terminologilistor
- Instruktioner för olika marknader
Ju bättre förståelse översättaren får för produkten, desto bättre förutsättningar finns för en korrekt teknisk översättning.
3. Skapa en lista över tekniska termer
Teknisk terminologi behöver vara konsekvent genom hela manualen.
Om samma komponent exempelvis kallas ”drivaxel” på ett ställe bör den inte senare översättas eller benämnas som ”drivstång” om det handlar om samma del.
Ta därför fram en lista över viktiga produkt- och branschspecifika termer innan översättningen börjar.
Listan kan innehålla:
| Svenska | Önskad översättning | Kommentar |
|---|---|---|
| Drivaxel | Drive shaft | Används konsekvent |
| Säkerhetsbrytare | Safety switch | Produktens officiella term |
| Styrskåp | Control cabinet | Används i teknisk dokumentation |
Har företaget redan etablerad terminologi bör den delas med översättningsbyrån.
4. Bestäm vilka språk och marknader manualen ska användas på
”Översättning till engelska” kan låta enkelt, men teknisk dokumentation kan behöva anpassas beroende på vilken marknad produkten ska säljas på.
Exempelvis kan ni behöva ta hänsyn till:
- Brittisk eller amerikansk engelska
- Tyska för den tyska marknaden
- Franska för Frankrike eller andra fransktalande marknader
- Olika måttenheter
- Lokala säkerhetskrav
- Lokala standarder och regelverk
- Marknadsspecifika produktbenämningar
Berätta därför alltid för översättaren var manualen ska användas, inte bara vilket språk den ska översättas till.
5. Kontrollera måttenheter, datum och format
Teknisk dokumentation innehåller ofta stora mängder siffror och enheter.
Exempelvis kan det vara viktigt att kontrollera:
- Millimeter och tum
- Celsius och Fahrenheit
- Kilogram och pounds
- Newton och andra tekniska enheter
- Decimaltecken
- Datumformat
- Nummerformat
Alla enheter ska inte automatiskt konverteras. I många fall ska originalenheten behållas, medan andra marknader kan kräva kompletterande information.
Definiera därför i förväg hur enheter och numeriska värden ska hanteras.
6. Kontrollera bilder, diagram och skärmdumpar
En teknisk manual består sällan enbart av löpande text.
Bilder, illustrationer, tabeller, diagram och skärmdumpar kan innehålla text som också behöver översättas.
Gå igenom dokumentet och identifiera exempelvis:
- Text i bilder
- Bildtexter
- Diagram
- Produktetiketter
- Skärmdumpar från programvara
- Callouts och numrerade komponenter
- Text i tekniska illustrationer
Det är särskilt viktigt att klargöra vem som ansvarar för att uppdatera grafiken efter översättningen.
7. Skicka rätt filformat
Översättningsarbetet blir ofta enklare om översättaren får tillgång till det redigerbara originalformatet.
Exempel kan vara:
- InDesign
- Word
- Excel
- PowerPoint
- XML
- HTML
- DTP-filer
- CMS-exporter
En PDF kan fungera som referens, men om det finns ett redigerbart original är det vanligtvis bättre att skicka även detta.
Det minskar behovet av manuell textåtergivning och gör det lättare att behålla dokumentets struktur och layout.
8. Ange målgruppen för manualen
En teknisk manual för en erfaren servicetekniker behöver inte nödvändigtvis skrivas på samma sätt som en manual för en konsument.
Beskriv därför vem som ska läsa dokumentationen.
Exempelvis:
Målgrupp:
”Installatörer och servicetekniker med grundläggande kunskaper inom industriell automation.”
Det hjälper översättaren att välja rätt nivå på terminologi, instruktioner och språk.
10. Identifiera säkerhetskritisk information
Säkerhetsinformation kräver extra noggrannhet.
Markera exempelvis:
- Varningar
- Försiktighetsanvisningar
- Riskbeskrivningar
- Säkerhetsinstruktioner
- Nödstoppsinstruktioner
- Krav på personlig skyddsutrustning
- Elektriska eller mekaniska risker
Det kan också vara relevant att låta en tekniskt ansvarig person hos tillverkaren granska den översatta säkerhetsinformationen innan manualen publiceras.
11. Berätta vilka standarder och regelverk som gäller
Teknisk dokumentation kan vara nära kopplad till produktens krav på överensstämmelse och säkerhet.
Informera därför översättaren om relevanta standarder, direktiv eller andra krav som dokumentationen behöver förhålla sig till.
Det kan exempelvis handla om dokumentation kopplad till CE-märkning, maskiner, elektrisk utrustning eller andra produktspecifika krav.
En översättare bör inte behöva gissa vilka regulatoriska krav som gäller för produkten.
12. Bestäm hur kvalitetskontrollen ska genomföras
En teknisk översättning bör inte betraktas som färdig bara för att texten är översatt.
Bestäm redan innan projektet börjar hur granskningen ska gå till.
En bra process kan exempelvis vara:
Översättning → språklig kontroll → teknisk granskning → layoutkontroll → slutgodkännande
Den teknis ka granskningen kan göras av någon hos tillverkaren som känner produkten väl.
Det är särskilt värdefullt när manualen innehåller produktnamn, komponenter, tekniska specifikationer och säkerhetskritiska instruktioner.
13. Använd tidigare översättningar när det är möjligt
Om produkten redan finns på andra marknader kan tidigare översättningar vara ett värdefullt underlag.
De kan hjälpa översättaren att förstå:
- Företagets terminologi
- Produktnamn
- Standardiserade formuleringar
- Tonalitet
- Tidigare översättningsbeslut
Det kan också minska mängden text som behöver översättas från grunden.
14. Checklista inför beställning av teknisk översättning
- Originalmanualen är färdigställd och versionssäkrad
- Rätt filformat har skickats
- Produkt- och tekniskt underlag finns tillgängligt
- Viktiga tekniska termer är definierade
- Målmarknad och målgrupp är specificerade
- Måttenheter och numeriska format är definierade
- Bilder och diagram som innehåller text är identifierade
- Säkerhetskritisk information är markerad
- Relevanta standarder och regelverk är identifierade
- Tidigare översättningar har delats
- Processen för teknisk granskning är bestämd
- Ansvarig person för slutgodkännande är utsedd
Vad kostar en teknisk översättning?
Priset på en teknisk översättning påverkas av flera faktorer. Antalet ord är bara en del av kalkylen.
Översättningskostnaden kan bland annat påverkas av:
- Språkpar
- Textmängd
- Teknisk komplexitet
- Terminologiarbete
- Filformat
- Antalet bilder och illustrationer
- Layoutarbete
- Krav på teknisk granskning
- Leveranstid
- Eventuella tidigare översättningar eller översättningsminnen
Därför är det bra att skicka så komplett underlag som möjligt när du begär en offert.
Sammanfattning
En bra teknisk översättning börjar långt innan själva översättaren börjar skriva.
Genom att säkerställa att originalet är färdigt, samla tekniskt underlag, definiera terminologi och målmarknad samt planera den tekniska granskningen kan tillverkare minska risken för fel och samtidigt göra översättningsprocessen mer effektiv.
Det viktigaste är att se översättningen som en del av den tekniska dokumentationsprocessen – inte som ett separat språkprojekt.
Ska du översätta en teknisk manual? Se till att översättningspartnern får rätt underlag från början. Det ger bättre förutsättningar för en korrekt, konsekvent och marknadsanpassad teknisk översättning.